Meninggalkan sisi server email Anda saja (mirip dengan berada 'di cloud'), seperti yang terjadi secara default saat menggunakan IMAP, menghasilkan sinkronisasi folder email yang hebat di antara banyak perangkat seluler Anda. Ini karena setiap perangkat terlebih dahulu disinkronkan dengan server sebelum menampilkan email Anda. Kelemahan dari email yang disinkronkan dengan server adalah ukuran kotak surat Anda akan terus meningkat dan Anda memiliki satu titik kegagalan. Jika Anda mencapai batas penyimpanan, ini bisa menjadi masalah dan demikian pula, jika pernah ada masalah di sisi server, Anda mungkin tidak dapat mengakses pesan karena masalah tersebut akan disinkronkan ke komputer Anda.
Dalam posting ini kita akan berbicara tentang cara mengarsipkan email Anda ke kotak surat lokal di komputer Anda. Ketika kami mengatakan arsipkan, itu berarti memindahkan pesan ke lokasi lain. Arsip di luar server berarti kami memindahkan pesan dari server/cloud ke komputer Anda. Ini tidak sama dengan tombol arsipkan di aplikasi email Anda, yang memindahkan pesan ke folder lain di server, atau pengarsipan otomatis di Outlook.
Jika Anda tersambung ke server email menggunakan POP, aplikasi email Anda sudah mengunduh salinan lengkap pesan dari server. Jika Anda menemukan bahwa email Anda masih menumpuk di server, periksa pengaturan aplikasi email Anda untuk yang mirip dengan "Hapus pesan di server setelah [x] hari" dan pastikan untuk mengonfigurasinya selama Anda ingin menyimpan cadangan pesan di server — kami menyarankan 90 hari. Jika, setelah mengubah setelan ini, server masih berisi pesan lama Anda, Anda dapat masuk menggunakan email web dan menghapusnya dari server secara manual.
Mengonfigurasi aplikasi email untuk mengarsipkan secara lokal ke komputer akan memungkinkan Anda untuk:
- Kosongkan ruang di paket hosting Anda bersama kami untuk file yang tidak perlu tersedia di semua perangkat (seperti yang lebih lama dari waktu yang Anda pilih — sebaiknya 3-6 bulan).
- Mengurangi waktu yang diperlukan untuk email web atau aplikasi email Anda untuk memuat folder email. Dengan memperkecil ukuran folder sisi server Anda, aplikasi email (termasuk sistem email web kami) akan dapat memuat konten folder tersebut lebih cepat.
- Pastikan jika ada masalah dengan sisi server email, masalah tersebut tidak akan memengaruhi pesan arsip lokal Anda.
Jika komputer Anda dikonfigurasi untuk mencadangkan ke hard drive eksternal (seperti menggunakan Time Machine di MacOS), maka Anda akan mendapatkan salinan lokal dari email lama di komputer Anda serta cadangan reguler, yang terbaik. kemungkinan konfigurasi dan kami sangat menyarankan untuk memastikan Anda memiliki cadangan komputer lokal untuk melakukan ini.
Kami akan menggunakan aplikasi email Thunderbird untuk menunjukkan cara melakukannya, namun Anda dapat menerapkan ide umum yang sama dengan hampir semua aplikasi email, seperti Apple Mail, Outlook, atau Windows Live Mail.
Jika Anda ingin menggunakan Thunderbird sehingga petunjuk di bawah ini tepat (bukan panduan umum), mulailah dengan menginstal Thunderbird dan siapkan akun email Anda menggunakan panduan kami. Jika Anda akan menggunakan aplikasi email Anda sendiri, langkah-langkah di bawah ini tidak akan 100% tepat, tetapi ide umum yang sama harus diterapkan.
Buat folder arsip lokal
Meskipun saya memiliki beberapa folder sisi server, saya suka menggabungkan semuanya menjadi satu folder arsip di luar server untuk semua pesan karena saya selalu dapat mencari email nanti dan pencarian itu lebih cepat saat pesan berada sepenuhnya di komputer Anda .
Dengan kata lain, folder untuk email terpisah mungkin membuat segalanya menjadi lebih rumit dari yang seharusnya. Anda dapat memilih untuk membuat folder di luar server sebanyak yang Anda suka untuk pengarsipan, tetapi ini akan membuat lebih banyak pekerjaan untuk penyiapan. Aplikasi email biasanya akan memanggil folder di luar server folder "Lokal", artinya folder tersebut dan kontennya akan disimpan di komputer lokal Anda, bukan di server. (Kiat:Apple Mail menampilkannya sebagai "Di Mac Saya").
Berikut cara membuatnya dengan Thunderbird
- Klik kanan pada “Local Folders” di sebelah kiri panel folder Thunderbird.
- Pilih “Folder Baru”
- Beri nama — saya menyebut milik saya "Arsip". Itu seharusnya sudah menjadi subfolder dari "Folder Lokal", tetapi jika tidak, pastikan untuk memilih opsi itu.
- Tekan Buat Folder
- Sekarang Anda akan melihat folder bernama "Arsip" (atau apa pun namanya) di bawah "Folder Lokal" di sidebar kiri.
Berikut cara membuatnya dengan Apple Mail
- Buka Apple Mail dan pilih menu “Mailbox” dari bilah menu di bagian atas layar.
- Pilih “Kotak Surat Baru”
- Setel Lokasi ke “Di Mac Saya”
- Beri nama seperti "Arsip Lokal" atau hanya "Arsip" selama Anda tidak mencampuradukkannya dengan folder Arsip sisi server.
- Tekan Oke
- Sekarang Anda akan melihat folder dengan nama yang Anda tentukan di bawah “Di Mac Saya” di sidebar kiri.
Jika Anda ingin menggunakan beberapa folder arsip yang dikategorikan, Anda dapat mengulangi proses di atas untuk membuatnya masing-masing.
Pindahkan email sisi server ke arsip lokal
Sekarang saatnya memindahkan email Anda dari folder sisi server ke folder arsip lokal (di luar server). Semua pesan yang Anda pindahkan tidak akan lagi dapat diakses dengan perangkat atau email web Anda yang lain; pesan ini hanya dapat diakses dari perangkat yang sedang Anda gunakan.
- Temukan folder tempat Anda ingin mengarsipkan email dan klik folder tersebut.
- Pilih semua pesan yang ingin Anda arsipkan (seperti semua yang lebih dari 90 hari atau 6 bulan) dan seret ke folder Lokal yang Anda buat menggunakan langkah-langkah di atas. (Dalam contoh yang saya gunakan di atas, ini adalah folder "Arsip", tetapi jika Anda membuat nama folder sendiri, Anda dapat memilih salah satunya).
Anda dapat mengikuti langkah yang sama di atas untuk salah satu atau semua folder email Anda. Misalnya, buat “Arsip Terkirim” dan tarik lalu lepas semua email Terkirim lama Anda dari folder IMAP ke Folder Lokal.
Itu dia! Perhatikan bahwa aplikasi email Anda mungkin perlu waktu untuk mengunduh salinan lengkap setiap email, terutama jika kecepatan koneksi Internet Anda terbatas dan jika Anda memindahkan banyak pesan. Ini berarti perlu waktu lama untuk memperbarui penggunaan penyimpanan sisi server. Berikan waktu!
Beri tahu kami jika Anda mengalami masalah dengan petunjuk ini menggunakan komentar di bawah.
Apakah menurut Anda panduan ini bermanfaat? Informasi ini dan lebih banyak lagi dipersembahkan oleh Websaver; pertimbangkan untuk menjadikan kami pilihan Anda untuk hosting web bersama atau kebutuhan hosting VPS Kanada.