Catatan Editor: Di segmen ini, Sudoer Sit-Down, kami mengajukan pertanyaan kepada sekelompok kecil profesional industri. Anda mendapatkan jawaban dan pendapat nyata dari orang-orang—pengguna, operator, admin, pengembang, dll.—masing-masing menawarkan perspektif yang bervariasi dan berharga untuk pertanyaan seputar industri TI dan administrasi sistem secara khusus.
Bagaimana kita mengatur waktu kita harus menjadi pembeda terbesar para profesional di planet ini. Ini adalah satu-satunya keterampilan yang paling penting untuk dikuasai dalam berbagai hal yang perlu kita ketahui bagaimana melakukannya sebagai manusia. Tidak ada satu jalan menuju hasil yang menguntungkan di sini; namun, ada beberapa kesamaan yang akan Anda lihat berjalan selaras melalui pendekatan yang diambil oleh yang paling sukses di antara kita. Anda dapat membaginya menjadi ribuan kategori yang berbeda, tetapi perencanaan adalah tema utama yang saya lihat muncul. Baik itu penjurnalan pena dan kertas harian atau menyimpan kalender menyeluruh di ponsel Anda, kunci untuk mengelola waktu Anda adalah mengetahui apa yang ada di depan Anda dan memprioritaskan cara menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Kami meminta beberapa kontributor inti kami untuk menguraikan alat dan strategi manajemen waktu pilihan mereka, serta cara mereka menghindari kelelahan yang pada akhirnya datang untuk kita semua. Jawaban yang kami terima memberikan gambaran yang fantastis tentang bagaimana kita semua berbeda, namun serupa ketika kita perlu sukses di tempat kerja dan di rumah.
Damon Garn, pemilik, Cogspinner Coaction, LLC
Beberapa metode manajemen waktu saya cukup standar:Alat online, istirahat teratur, rotasi tugas, akuntabilitas, dll. Saya juga menggunakan beberapa strategi dalam skala yang lebih besar untuk membuat saya tetap menuju ke arah yang saya inginkan.
Saya akan mulai dengan metode saya yang lebih tradisional. Saya sangat percaya pada istirahat. Bekerja keras selama 20-45 menit dan kemudian istirahat selama 5-10 menit adalah latihan yang baik bagi saya. Untuk sementara, saya bereksperimen dengan Teknik Pomodoro. Saya juga mengikutinya dengan cukup cermat, dan sepertinya berhasil. Sayangnya, kebiasaan itu tidak pernah benar-benar macet, jadi saya tidak terlalu formal tentang menjadwalkan istirahat. Saya juga sering melakukan rotasi antar tugas. Salah satu hal terbaik yang saya lakukan adalah mengubah ruang kerja. Saya telah bekerja di rumah selama bertahun-tahun sekarang, dan saya suka bekerja di teras depan, dek belakang, kantor, dan kursi malas. Sebelum pandemi Covid-19, saya rutin mengunjungi beberapa kedai kopi lokal, tetapi belakangan ini saya hampir tidak pernah mengunjunginya.
Saya juga menggunakan beberapa alat berbasis web untuk membantu saya dengan produktivitas. Saya melacak berbagai proyek penulisan dan pengembangan lab saya melalui Trello, yang sangat berguna. Saya menggunakan Clockify untuk melacak waktu dan jam yang dapat ditagih. Terakhir, saya menggunakan QuickBooks Online untuk mengelola faktur, pajak, dll. Saya mengandalkan Dropbox di beberapa perangkat untuk mengelola folder dan file penting. Saya rasa saya telah menggunakan cloud di tingkat bisnis yang sangat kecil.
Namun, alat terbaik saya untuk manajemen waktu dan produktivitas adalah sistem manajemen tujuan yang mengalir dari jangka panjang "apa yang saya lakukan dengan hidup saya?" rencana hingga kegiatan sehari-hari. Ini bukan berbasis teknologi (sebenarnya, dokumen dicetak dan disimpan dalam folder file di meja saya). Saya tidak akan terlalu detail di sini, tetapi versi singkatnya adalah ini:Saya mempertahankan rencana umum lima tahun, dan pada awal setiap tahun baru, saya mengembangkan daftar tujuan tahunan yang mencakup profesional, pertumbuhan pribadi, keuangan, keluarga /kategori sosial, fisik, dan hobi. Saya membuat daftar hal-hal yang ingin saya capai tahun itu. Setiap bulan, saya membuat lembar tujuan serupa tetapi lebih rinci yang berasal dari yang tahunan. Pada Senin pagi, saya membuat daftar tugas mingguan, dan setiap pagi saya membuat daftar tugas harian berdasarkan tugas mingguan. Hasilnya adalah saya sengaja mencari cara untuk mencapai pencapaian profesional dan pribadi jangka panjang yang penting setiap hari.
Banyak orang tidak memahami atau menghargai pendekatan berorientasi tujuan saya. Namun, saya menemukan bahwa hal itu membantu saya memfokuskan waktu dan energi saya, mencapai hal-hal yang penting bagi saya secara pribadi dan profesional, menjaga keseimbangan, dan mencapai tujuan yang saya inginkan.
Akhirnya, saya akan tersesat tanpa Mac saya. Saya menggunakannya untuk segalanya, termasuk menulis (baik teknis dan fiksi), menjalankan mesin virtual, mengakses alat berbasis cloud, merekam musik, menonton acara. Tidak diragukan lagi ini adalah alat paling penting yang saya miliki.
Joachim Haller, Manajer Proyek Senior, Capgemini
Ketika saya bekerja di Bangkok, alat manajemen waktu pilihan saya adalah matahari. Saya mengendarai sepeda motor saya untuk bekerja dan harus sampai di sana sebelum menjadi terlalu panas dan saya muncul untuk bekerja dengan keringat, yang saya pikir tidak akan dihargai oleh rekan-rekan saya. Di penghujung hari, saya tahu bahwa matahari akan terbenam tepat pada pukul 6:00 sore dan, karena takut mengendarai sepeda motor saya dalam gelap, saya harus berada di rumah sebelum itu. Ini juga membuat saya pulang tepat waktu untuk makan malam, yang memberikan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat. Memilih sepeda motor ke tempat kerja adalah pilihan yang mudah karena lalu lintas di Bangkok hampir selalu sangat padat, dan jam sibuk tentu saja merupakan waktu yang paling buruk untuk mencoba dari titik A ke titik B. Perjalanan ke tempat kerja akan memakan waktu lama. satu setengah jam dengan mobil tetapi hanya 35 menit dengan sepeda motor. Bersepeda juga merupakan cara yang sempurna untuk melepaskan diri dari pekerjaan karena saya harus berkonsentrasi penuh untuk menavigasi lalu lintas mobil dan bus yang padat di jalan raya.
Di tempat kerja, saya telah menggunakan strategi perencanaan hari yang dikombinasikan dengan manajemen proyek. Jadi, di awal setiap hari, saya memilih beberapa item yang ingin saya selesaikan sebelum saya pergi. Biasanya saya membuat sketsa satu minggu pada satu waktu dan membiarkan peristiwa selama minggu itu cukup lancar. Namun, kegiatan selalu merupakan bagian dari rencana yang jauh lebih besar yang telah saya rumuskan secara longgar dalam pikiran saya tentang apa yang ingin saya capai selama tiga sampai enam bulan ke depan. Karena saya memiliki rencana mingguan dan juga gambaran yang lebih besar tentang apa yang ingin saya lakukan, saya tidak perlu kesal atau stres jika saya tidak dapat menyelesaikan tugas pada hari tertentu; itu dapat dipindahkan ke hari lain dan saya masih akan dapat mencapai target keseluruhan.
Cara kerja ini cocok untuk saya karena memungkinkan saya untuk berinteraksi dengan orang-orang, menangkap hal-hal teknis dengan cepat, terlibat sementara dalam sesuatu, dan tetap bergerak maju sesuai rencana saya. Selama bertahun-tahun, saya telah bekerja dengan dukungan dan proyek teknis dan telah mengembangkan cara kerja ini untuk menghindari stres dan menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.
Aspek penting lainnya bagi saya adalah untuk selalu "pergi ke kantor", artinya saya berpakaian setiap pagi dan bersiap ke kantor meskipun saya bekerja dari rumah. Ini juga membantu saya menarik garis antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Itu adalah strategi umum saya, tetapi ketika datang ke alat, ada satu yang saya andalkan untuk mengatur hidup saya lebih dari yang lain, dan itu adalah kalender di ponsel saya. Baik itu perencana hari berbasis kertas sekolah lama atau Google/Apple/Microsoft, selalu ada kalender yang disusun dengan pekerjaan dan kehidupan dalam perpaduan besar yang menguraikan setiap jam setiap hari kerja dan menyodok saya untuk acara, rapat, peringatan, ulang tahun, dll. Ini adalah alat yang menarik tali boneka saya; Saya sebenarnya harus menantang diri saya sendiri untuk mengabaikannya, untuk mengetahui kapan harus menutupnya, dan melakukan sesuatu yang lain dan lebih memprioritaskan keluarga saya.
[ Anda mungkin juga menyukai: Karir Sysadmin:Korelasi antara mentor dan kesuksesan ]
Anthony Critelli, Sr. Systems Engineer, Datto Inc.
Salah satu kekuatan saya adalah produktivitas dan output saya yang tinggi. Mampu menyelesaikan banyak pekerjaan dan dengan cepat memberikan kontribusi nilai nyata bagi sebuah organisasi telah memungkinkan saya untuk cepat maju dalam karir saya. Hal ini juga memungkinkan saya untuk menghindari kelelahan karena saya dapat yakin bahwa, pada akhirnya, saya telah menampilkan pekerjaan terbaik saya dan layak untuk istirahat.
Dengan itu, mungkin mengejutkan bahwa saya secara pribadi tidak menggunakan alat teknologi mewah apa pun untuk memaksimalkan hasil saya. Alat favorit saya adalah pena dan kertas kuno, menggunakan versi teknik yang saya pelajari dalam buku berjudul Deep Work .
Saya memulai setiap hari dengan menulis agenda harian dalam blok 30 menit. Saya kemudian meninjau pekerjaan dan kalender pribadi saya untuk rapat apa pun, dan saya memasukkannya ke dalam agenda saya terlebih dahulu. Dengan pertemuan saya di luar jalan, saya meninjau daftar proyek saya saat ini di perangkat lunak tiket kami, dan memblokir periode waktu untuk mengerjakan setiap proyek di siang hari. Saya juga memastikan untuk menjadwalkan waktu untuk mengejar email, dan meninggalkan beberapa waktu luang di hari saya untuk hal-hal yang mungkin muncul dan membutuhkan perhatian saya.
Itulah alur kerja saya sehari-hari, tetapi ada detail penting lainnya—ketika saya memilih pekerjaan dari daftar saya untuk dimasukkan ke dalam blok waktu, itu harus dapat ditindaklanjuti. Memblokir dua jam untuk "meningkatkan penyeimbang beban kami" meninggalkan terlalu banyak ambiguitas, dan ambiguitas menyebabkan gangguan. Saya selalu mencoba untuk memblokir satu atau dua jam setiap minggu untuk memecah proyek saya yang lebih besar menjadi potongan-potongan pekerjaan yang dapat dikelola yang dapat diatur waktu selama minggu kerja. Ini sangat penting karena bagian tersulit dari mengerjakan sesuatu seringkali baru saja dimulai. Memiliki tugas-tugas kecil yang dapat ditindaklanjuti menghilangkan banyak alasan yang mengarah pada penghindaran kerja.
Kedua strategi ini, timeboxing harian dan perencanaan proyek jangka panjang mingguan, telah terbukti sangat berharga. Mereka tidak berteknologi tinggi, tetapi mereka telah membantu saya untuk memaksimalkan produktivitas saya di siang hari sehingga saya dapat meminimalkan kelelahan saya setelah jam kerja.
Dan bagi mereka yang menyukai gadget berteknologi tinggi—saya akui saya agak tidak jujur di awal jawaban ini. Saya menggunakan notebook Rocketbook untuk perencanaan harian saya, bukan pena dan kertas asli. Namun, saya mungkin akan beralih ke Timewarrior di masa mendatang.
Joerg Kastning, Administrator Sistem, Bielefeld
Hukum Parkinson adalah pepatah bahwa "pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya." Jadi, tidak masalah berapa banyak dan lama saya akan bekerja; masih akan ada beberapa pekerjaan yang tersisa di akhir minggu. Kontrak saya saat ini mengatakan bahwa saya harus bekerja sekitar 40 jam seminggu. Untuk itulah saya dibayar, jadi mengapa repot-repot bekerja lembur jika tidak diberi kompensasi?
Untuk melacak jam saya bekerja per hari, minggu, atau bulan, dan untuk melihat topik mana yang dihabiskan, saya menggunakan Timewarrior untuk melacak waktu di baris perintah. Jadi, ketika saya telah memenuhi kontrak saya, dan tidak ada tugas mendesak dalam daftar saya, saya dapat mengakhirinya sehari dan menikmati hidup saya bersama keluarga saya.
Secara pribadi, saya mencoba bekerja delapan jam sehari. Tentu saja, ada hari dengan 10 atau bahkan 12 jam kerja. Dalam hal ini, saya meninggalkan pekerjaan lebih awal di hari lain yang tidak terlalu sibuk untuk memberikan keseimbangan dan menghindari kelelahan.
Untuk mengatur tugas, memprioritaskan, dan menjadwalkan saya menggunakan Metode Eisenhower karena menurut saya itu sederhana dan efektif. Dengan metode ini, tugas dievaluasi menggunakan kriteria "penting/tidak penting" dan "mendesak/tidak mendesak" dan ditempatkan di "Matriks Eisenhower" seperti di bawah ini.
Kemudian, saya menangani kuadran sebagai berikut:
- Tugas penting DAN mendesak seperti penanganan insiden, pemecahan masalah, dan menepati tenggat waktu, saya lakukan secara pribadi dan segera.
- Tugas yang penting tetapi tidak mendesak (belum) seperti menulis pedoman atau tutorial, memperbarui template, dan semua jenis perangkat TI, dijadwalkan dengan memblokir slot di kalender saya untuk mereka—saya akan melakukannya secara pribadi tetapi pada nanti.
- Tugas yang tidak begitu penting tapi tetap mendesak saya coba delegasikan. Ini bisa berupa rapat, presentasi, atau pertanyaan tentang cara menggunakan alat tertentu, misalnya.
- Akhirnya, jika saya menemukan tugas yang tidak penting dan tidak mendesak, saya tidak akan melakukannya.
Tentu saja, terkadang tugas dari kuadran empat menjadi mendesak dan penting; misalnya, jika bos saya mengklasifikasikan ulang seperti itu dan memberi saya tenggat waktu. Dalam hal ini, tugas berpindah ke kuadran satu dan ditangani sesuai dengan itu.
Untuk konteks tentang apa yang biasanya saya lakukan, lihat artikel saya, Seperti apa keseharian saya sebagai sysadmin .
Ricardo Gerardi, Konsultan Senior, Red Hat
Sekitar empat bulan yang lalu, saya mulai menggunakan Teknik Pomodoro untuk membantu saya mengatur waktu dan fokus pada tugas, dan saya menganggapnya sebagai kesuksesan besar. Teknik ini mengharuskan Anda fokus pada satu tugas untuk jangka waktu yang disebut "Pomodoro", yang biasanya berlangsung selama 25 menit. Nama Pomodoro berasal dari pengatur waktu dapur Pomodoro yang digunakan oleh pencipta teknik ini untuk melacak waktu. Setelah setiap periode tugas, Anda beristirahat selama lima menit sebelum memulai tugas berikutnya. Setelah empat Pomodoro, Anda dapat beristirahat lebih lama selama 15 menit.
Di dunia modern, alih-alih timer Pomodoro, saya menggunakan alat Gnome Pomodoro untuk membantu saya melacak waktu saat menggunakan teknik ini.
[ Panduan gratis dari Red Hat:5 langkah untuk mengotomatisasi bisnis Anda. ]
Ringkasan
Untuk menyatukan semua wawasan di atas, saya akan mengatakan ini:Berhati-hatilah dalam merencanakan tugas harian Anda. Timeboxing, Teknik Pomodoro, perencanaan terperinci, dan istirahat yang sering adalah hal-hal hebat yang perlu dipertimbangkan ketika Anda perlu memaksimalkan output Anda dalam jumlah waktu yang ditentukan. Selalu ingat untuk menyisihkan waktu untuk diri sendiri, keluarga, dan teman-teman Anda. Dan ketika Anda tidak bekerja, menjauhlah sepenuhnya dari pekerjaan, jika mungkin, untuk menghindari kelelahan. Merawat diri sendiri akan memudahkan Anda dalam mengurus pekerjaan dengan antusias dan penuh perhatian.