Pendahuluan
Office 365, sekarang dikenal sebagai Microsoft 365, adalah rangkaian aplikasi dan layanan berbasis cloud untuk pengguna pribadi dan bisnis. Ini mencakup set lengkap aplikasi Microsoft Office, penyimpanan cloud OneDrive, dan serangkaian fitur keamanan, kepatuhan, dan manajemen penyimpanan untuk bisnis.
Artikel ini akan membahas pentingnya mencadangkan email dan data Office 365 Anda, dan memberi Anda solusi pencadangan.
Apakah Pencadangan Office 365 Diperlukan?
Perjanjian Layanan Microsoft menyatakan bahwa perusahaan berusaha untuk menjaga agar layanan tetap tersedia. Namun, Microsoft melepaskan tanggung jawab atas kehilangan data apa pun yang disebabkan oleh gangguan layanan dan merekomendasikan agar penggunanya melakukan pencadangan rutin atas data yang mereka simpan di Office 365.
Menurut Model Tanggung Jawab Bersama mereka, Microsoft menyerahkannya kepada pengguna untuk memastikan data mereka dicadangkan dengan aman di lokasi yang berbeda. Mengingat bahwa penyimpanan data penuh juga merupakan tanggung jawab pengguna, pencadangan Office 365 adalah kebutuhan bisnis.
Apa Alasan Mencadangkan Office 365?
Seperti halnya sistem besar lainnya, ada beberapa cara di mana data Office 365 Anda dapat disusupi, mulai dari kesalahan pengguna hingga penghentian layanan. Berikut ini adalah alasan paling kuat untuk mencadangkan data Office 365 Anda secara teratur.
Penghapusan Tidak Disengaja
Office 365 memiliki dua jenis penghapusan - lunak dan keras. Hapus ringan termasuk penghapusan file dengan mengosongkan Dihapus folder barang. Item yang dihapus dengan cara ini masih dapat dipulihkan di Item yang Dapat Dipulihkan folder, yang berada di subpohon terpisah dari setiap kotak surat. Namun, dengan penghapusan paksa , item dihapus dari database dan tidak dapat dipulihkan.
Kesenjangan Kebijakan Retensi
Kebijakan retensi adalah protokol pemeliharaan informasi yang ditetapkan oleh perusahaan. Mereka mendefinisikan data yang akan disimpan, formatnya, lamanya penyimpanan, dan prosedur yang harus diikuti setelah periode berakhir. Karena kompleksitas dan evolusinya yang konstan, kebijakan retensi sulit untuk dikelola. Pencadangan yang fleksibel menghilangkan masalah kesenjangan kebijakan.
Ancaman Keamanan
Perusahaan perlu melindungi diri dari berbagai potensi ancaman keamanan. Ancaman tersebut dapat berasal dari luar, dalam bentuk malware, ransomware, dan virus, tetapi juga dari dalam. Ancaman orang dalam datang dari karyawan perusahaan itu sendiri dan dapat berupa:
- Tidak disengaja – Misalnya, seorang karyawan mengunduh file yang terinfeksi.
- Disengaja – Misalnya, karyawan yang tidak puas menghapus dokumen penting perusahaan.
Dalam semua kasus, kemampuan untuk memulihkan informasi yang hilang sangat penting untuk bisnis.
Masalah Hukum
Ketika tindakan hukum membutuhkan pengungkapan dokumen tertentu, perusahaan tidak dapat gagal untuk memberikannya kepada pihak berwenang. Meskipun Microsoft menawarkan Penahanan Litigasi sebagai mekanisme untuk mengambil informasi yang hilang, ini bukanlah solusi yang lengkap, karena akun pengguna yang dihapus tidak dapat dipulihkan dengan cara ini.
Manajemen Migrasi
Perusahaan yang memutuskan untuk beralih ke Office 365 perlu mengatur migrasi dengan benar. Penerapan email hibrid adalah solusi standar tetapi memberikan tantangan pemeliharaan tambahan kepada administrator. Mencadangkan email perusahaan dengan benar memastikan bahwa semua data selamat dari transisi dari Exchange lokal ke cloud dengan aman.
Solusi Apa yang Harus Anda Gunakan untuk Mencadangkan Office 365
Opsi asli
Office 365 tidak memiliki solusi pencadangan bawaan yang lengkap. Sebagai gantinya, ia menawarkan serangkaian opsi pencadangan dan pemulihan yang terbatas.
Dengan opsi kembalikan , pengguna dapat memutar kembali OneDrive ke versi yang tidak lebih lama dari 30 hari. Opsi pemulihan menampilkan Item yang Dapat Dipulihkan folder berisi email yang dihapus dalam 30 hari sebelumnya. Kontak dan Kalender tidak dapat dipulihkan.
Selain itu, solusi pencadangan asli Office 365 beroperasi di lingkungan produksi, yang membuatnya tidak aman. Ini dikenal sebagai masalah "semua telur dalam satu keranjang".
Pencadangan Terkelola Bertenaga Veeam untuk Office 365 dari phoenixNAP
Karena Office 365 tidak memiliki mekanisme perlindungan data yang memadai, Microsoft menyarankan agar pengguna mempertimbangkan alat pihak ketiga. Solusi seperti Pencadangan Terkelola untuk Office 365 memberikan perlindungan menyeluruh atas data Anda di Office 365.
phoenixNAP menawarkan solusi pencadangan otomatis bertenaga Veeam yang dapat diskalakan yang mengatasi semua masalah pencadangan yang tercantum di atas:
- Email dan dokumen dilindungi dari penghapusan yang tidak disengaja atau berbahaya.
- Data penting aman, dan perusahaan selalu siap untuk memenuhi persyaratan peraturan.
- Informasi mudah dipulihkan dan tersedia bahkan jika terjadi gangguan.
Veeam juga membantu lingkungan hibrid dengan mencadangkan data berbasis cloud dan Exchange lokal.
Pencadangan terkelola untuk Office 365 mengurangi upaya yang diperlukan untuk mengambil email Anda, dan menawarkan perlindungan pencadangan untuk SharePoint, OneDrive, dan Teams. Ini menjadikannya solusi pencadangan lengkap untuk Office 365.