Jika Anda baru saja meluncurkan startup atau sudah memiliki perusahaan, maka jelas Anda perlu mengelola tenaga kerja yang besar serta koleksi dokumen yang banyak. Dokumen atau file perusahaan tempat orang yang berbeda bekerja secara kolaboratif perlu dikelola secara unik sehingga siapa pun dapat mengerjakannya, dan pengguna dapat memiliki kontrol versi yang lebih baik. Saat itulah sistem manajemen dokumen berguna. Jika infrastruktur perangkat lunak organisasi Anda berbasis Linux, Anda perlu mencari sistem pengelolaan dokumen untuk sistem Linux Anda.
Alat ini akan membantu Anda menyimpan dan mengelola dokumen baik di direktori lokal atau di server khusus. Anda dapat dengan mudah menemukan versi dokumen yang lebih lama dengan alat ini, dan dengan demikian, prosedur pencatatan menjadi lebih mudah. Alat-alat ini dapat dengan mudah meningkatkan produktivitas keseluruhan ruang kerja Anda. Bahkan jika Anda adalah pengguna perorangan, Anda bisa mendapatkan beberapa manfaat tambahan dengan menggunakan alat pengelolaan dokumen.
Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Linux
Google Drive adalah contoh bagus dari sistem manajemen dokumen dasar. Tetapi jika Anda membutuhkan lebih banyak penyesuaian dan fleksibilitas, Anda mungkin memerlukan beberapa sistem manajemen dokumen sumber terbuka yang bagus untuk sistem Anda. Linux adalah platform yang bagus untuk digunakan di ruang kerja perusahaan. Tidak heran jika Anda akan menemukan banyak sistem manajemen dokumen untuk Linux di internet. Tetapi memilih alat terbaik dari mereka bukanlah tugas yang mudah untuk dilakukan. Jadi kami telah membuat daftar 15 alat pengelolaan dokumen terbaik untuk Linux.
1. Di tempat terbuka
Alfresco adalah alat pemenang penghargaan untuk manajemen dokumen. Menjadi program berbasis Java, Anda akan mendapatkan banyak fleksibilitas menjalankannya di sistem apa pun. Ada Edisi Perusahaan dan Edisi komunitas berbasis forum pengembang dari perangkat lunak ini. Edisi Komunitas gratis dan bersumber terbuka. Di sisi lain, Edisi Perusahaan memiliki paket dukungan komersial jika Anda lebih serius dengan file Anda.
Fitur Utama Alfresco
- Ini memiliki aplikasi web lengkap dengan virtualisasi sesi disertakan.
- Ini memiliki fungsi pemberian tag konten, dan Anda dapat mencari berdasarkan tag.
- Alfresco mendukung berbagai standar pengelolaan data, termasuk 5015.2, MoReq2, NOARK, dll.
- Pengguna dapat mengakses repositori melalui SMB, FTP, WebDAV, NFS, dan CMIS.
- Alfresco memiliki banyak dukungan database seperti MySQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, IBM DB2, dll.
- Ini memiliki dukungan bawaan untuk Microsoft Office dan Google Docs.
2. OpenKM
Ini adalah sistem manajemen dokumen sumber terbuka untuk Linux. Anda dapat mengelola dokumen Anda melalui antarmuka webnya. Server Aplikasi JBoss, Google Web Kit, Lucene, Apache Jackrabbit, dan Java J2EE memberi daya pada tulang punggung program. Karena program ini sepenuhnya gratis, Anda dapat menggunakannya di perusahaan kecil Anda untuk penghematan biaya.
Fitur Utama OpenKM
- Klien berbasis web memungkinkan Anda mengakses file Anda dari mana saja di seluruh dunia.
- Antarmuka pengguna yang lancar memudahkan untuk menyeret dan melepaskan file langsung dari penjelajah file Anda.
- Pengenalan Karakter Optik atau OCR bawaan untuk memindai gambar dan mengekstrak data darinya.
- Add-in Microsoft Office dan Open Office untuk mempercepat alur kerja.
- Mesin telusur lanjutan bawaan sehingga pengguna dapat mencari file menggunakan kriteria yang berbeda.
- Fitur keamanan lanjutan untuk membuat dokumen Anda lebih aman.
3. LogicalDOC
LogicalDOC adalah alat manajemen dokumen yang mudah digunakan untuk sistem Linux. Ini memiliki empat edisi berbeda untuk berbagai jenis pengguna. Edisi Komunitas gratis dan bersumber terbuka meskipun tidak memiliki beberapa fungsi. Di sisi lain, edisi Business, Enterprise, dan Cloud memiliki beberapa fungsi yang unik dan canggih.
Fitur Utama LogicalDOC
- Perangkat lunak ini dapat dengan mudah dijalankan pada sistem berbasis kluster.
- Pengguna akan mendapatkan UI web lengkap berbasis .NET dan PHP.
- Ini memiliki mesin pencari berbasis Lucene yang kuat yang dapat mengindeks dan mencari file dengan mudah.
- Kontrol versi otomatis adalah fitur yang sangat berguna dari program ini. Ini dapat mengonfigurasi nomor revisi pertama.
- Sistem multi ruang kerja alat ini meningkatkan produktivitas.
- Sistem plugin canggihnya dapat menambahkan fungsionalitas tambahan yang berbeda ke program ini.
4. Maarch
Maarch sangat berguna untuk menyimpan dokumen dalam jumlah besar. Ini didasarkan pada PHP dan memiliki setiap fungsi dasar dari sistem manajemen dokumen. Selain produk sumber terbuka, Maarch memiliki Edisi Perusahaan dengan fungsi tambahan.
Fitur Utama Maarch
- Program ini memiliki desain modular, sehingga fungsinya dapat dikelola dengan mudah.
- Anda dapat mengelola izin otorisasi berdasarkan hierarki organisasi.
- Pengguna dapat menetapkan skema berbeda untuk file berdasarkan klasifikasi.
- Alat ini memiliki fungsi manajemen arsip fisik.
5. Epiware
Ini adalah sistem manajemen dokumen sumber terbuka yang ditulis dalam PHP. Ini menggunakan MySQL untuk mengelola database. Ini adalah alat lama, dan versi terakhir dibuat pada tahun 2008. Tetapi banyak fungsi yang berguna menjadikannya sistem manajemen dokumen yang populer. Perangkat lunak ini gratis sementara Anda bisa mendapatkan dukungan tambahan dari pengembang Epiware dengan mengeluarkan uang.
Fitur Utama Epiware
- Anda dapat mengontrol akses folder melalui grup atau pengguna.
- Opsi penelusuran lanjutannya mempermudah penelusuran dengan metadata.
- Pengguna dapat membuat ruang kerja dan tim virtual untuk kerja kolaboratif dengan cara yang aman.
- Menjaga akses dokumen dan riwayat versi dokumen yang mudah dikelola.
6. EDMS Maya
Maya adalah sistem manajemen dokumen modern dengan antarmuka pengguna berbasis web. Kode program ditulis dengan python saat menggunakan Django sebagai kerangka kerja. Ini adalah alat sumber terbuka dan gratis dengan beberapa fungsi tambahan. Ini juga berfungsi sebagai sistem OCR khusus.
Fitur Utama EDMS Maya
- Kemampuan untuk memverifikasi keaslian dokumen melalui sistem tanda tangan kriptografi tersemat.
- Ini memiliki dukungan bawaan untuk LibreOffice untuk mempermudah manajemen spreadsheet dan presentasi.
- EDMS Maya memiliki sistem pengunggahan file lokal dan sisi server.
- Ini menampilkan pratinjau gambar dari format file populer, dan dengan demikian, mengatur file menjadi lebih mudah.
- Ini memiliki dukungan plugin pihak ketiga yang terbatas untuk fungsionalitas tambahan.
7. SeedDMS
SeedDMS adalah penerus dari sistem manajemen dokumen populer LetoDMS. Dan untuk alasan ini, ini sepenuhnya kompatibel dengan yang sebelumnya. Ini adalah program sumber terbuka dan gratis. Alat berbasis web ini ditulis dalam PHP dan menggunakan MySQL sebagai sistem manajemen basis datanya.
Fitur Utama SeedDMS
- Memiliki antarmuka pengguna yang sangat mudah digunakan. Ini menunjukkan semua file dan folder, seperti pada pengelola file biasa dengan informasi tambahan.
- Teks pada file PDF, MS Word, MS Excel dapat langsung diindeks, dan pengguna dapat mencarinya.
- Ini memiliki sistem manajemen alur kerja terintegrasi untuk digunakan dalam organisasi besar.
- SeedDMS menampilkan akses WebDAV, dan memiliki dukungan REST API.
8. NemakiWare
NemakiWare adalah program sumber terbuka dari beberapa pengembang Jepang. Ini cukup ringan tetapi dihiasi dengan indah dengan fitur dan penyesuaian modern. Itu ditulis dalam Java dengan bantuan perpustakaan OpenCMIS dari Apache Chemistry. Itu menggunakan NoSQL sebagai sistem manajemen basis datanya.
Fitur Utama NemakiWare
- Menampilkan sistem kontrol akses tingkat lanjut. Pengguna dapat dengan mudah memberikan akses dan dapat menolak siapa pun untuk menggunakan folder tertentu.
- Itu dapat membuat properti tambahan untuk metadata file tertentu sehingga pengguna dapat menyempurnakan pencarian.
- Fitur pencarian teks lengkap memungkinkan pengguna untuk mencari di antara konten dokumen yang berbeda.
- Fitur penguncian lanjutan dari program ini didukung oleh semua klien CMIS lainnya.
9. Kimios
Kimios adalah program sumber terbuka yang dibuat oleh Teclib. Menjadi alat berbasis Java, Anda dapat menggunakannya di lingkungan apa pun yang menjalankan Java versi 8 atau lebih tinggi. Alat ini dapat menghubungkan dan mengelola semua jenis infrastruktur penyimpanan dengan aman. Karena alasan ini, ini sangat membantu untuk organisasi besar.
Fitur Utama Kimios
- Memiliki UI seluler responsif yang membantu bekerja saat dalam perjalanan.
- Itu dapat terhubung dari jarak jauh ke sistem manajemen dokumen melalui semua jenis browser.
- Pengindeksan menurut metadata serta konten dokumen.
- Keuntungan terbesar adalah mendukung sejumlah besar format file.
- Menampilkan integrasi bawaan dengan perangkat lunak dan layanan Microsoft.
10. DocMGR
Ini adalah alat manajemen dokumen Linux yang ditulis dalam PHP. Ini menggunakan Apache untuk berjalan di sistem. DocMGR adalah alat berbasis web berfitur lengkap. Anda dapat menjalankannya dengan browser apa pun. Sistem pengindeksan teks lengkap bernama Tsearch2 memberinya kekuatan ekstra untuk merayapi dokumen dan mengindeksnya menurut teks.
Fitur Utama DocMGR
- Fitur manajemen alur kerja dokumen visual.
- Pengindeksan berdasarkan sistem Pengenalan Karakter Optik.
- Dukungan protokol WebDAV penuh untuk pengelolaan jarak jauh di lingkungan yang aman.
- Opsi papan diskusi membantu berkomunikasi dengan kolaborator.
11. Kotak kasus
Casebox adalah sistem manajemen dokumen khusus yang diadaptasi untuk digunakan di LSM dan firma hukum. Ini juga dikenal sebagai sistem manajemen kasus. Alat ini dikembangkan bersama oleh HURIDOCS dan Ketse.com. Biasanya HURIDOCS memelihara basis kode untuk perusahaan mitra mereka sementara Ketse menjaga basis kode asli mereka. Fitur kolaborasi dengan sistem pengelolaan file yang canggih menjadikannya alat pengelolaan litigasi yang tidak ada duanya.
Fitur Utama Casebox
- Sistem seret dan lepas membuatnya berguna untuk pemula.
- Itu dapat membuat grafik dan bagan secara otomatis dari sumber daya Anda. Itu juga dapat menerbitkannya secara otomatis ke situs web melalui modul web.
- Fungsi tempat sampah daur ulang yang canggih memungkinkan Anda membatalkan penghapusan apa pun kapan saja.
- Pengguna dapat membuat formulir dinamis dengan kondisi logis untuk berinteraksi dengan orang yang berbeda.
- Alat ini mencegah sinkronisasi lintas perangkat untuk menambahkan lapisan keamanan ekstra.
12. SutiDMS
SutiDMS adalah sistem manajemen dokumen online dengan semua fungsi yang berguna. Ini dikembangkan oleh Suti Soft. Alat ini dibangun sebagai model SaaS yang dapat diskalakan. Untuk itu, Anda akan mendapatkan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda, dan Anda dapat membayar sesuai dengan itu. Meskipun versi dasarnya gratis.
Fitur Utama SutiDMS
- Ini memiliki sistem kontrol versi lanjutan.
- Alat ini terintegrasi dengan solusi eSignature Suti Soft untuk menyederhanakan proses persetujuan.
- Menampilkan sistem disposisi catatan elektronik otomatis.
- Alat ini memiliki sistem manajemen alur kerja berbasis grafis terintegrasi.
13. OpenDocMan
Ini adalah sistem manajemen dokumen sumber terbuka yang ditulis dalam PHP. Ini mendukung standar ISO 17025 dan IE untuk manajemen dokumen. Ini fitur antarmuka web independen penuh. Penginstal dan pembaru otomatis membuatnya lebih mudah digunakan. Ini berjalan dengan lancar di semua distribusi berbasis Linux.
Fitur Utama OpenDocMan
- Anda dapat menambahkan jenis file tak terbatas ke alat ini.
- Mendukung properti file baru tanpa batas sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
- Sistem kedaluwarsa file otomatis untuk kontrol yang lebih baik atas file.
- Ini memiliki fitur kontrol akses departemen untuk setiap file.
- Fitur email lanjutan untuk memberi tahu tentang perubahan terkini.
14. OnlyOffice
OnlyOffice adalah sistem manajemen dokumen online dan program manajemen kantor. Ini sederhana dan mudah digunakan. Ini memiliki edisi Perusahaan, Pengembang, dan Integrasi untuk berbagai jenis pengguna. Karena alat ini berjalan di server khusus yang disediakan oleh perusahaan pengembang, ini tidak gratis. Anda dapat memilih paket yang berbeda sesuai dengan kebutuhan Anda. Edisi Integrasi memungkinkan Anda mengintegrasikan alat ini dengan infrastruktur yang dihosting sendiri. Ini adalah sistem manajemen dokumen sumber terbuka sebagian.
Fitur Utama OnlyOffice
- Ini adalah alat lengkap untuk email, dokumen, proyek, kalender, dan banyak lagi.
- Dukungan integrasi untuk DMS populer seperti Alfresco, ownCloud, SharePoint, dll.
- Kode asli adalah sumber terbuka di Github sehingga Anda bisa mendapatkan fleksibilitas ekstra.
- Dukungan aplikasi Android dan iOS gratis untuk bekerja di mana saja.
15. Bitrix24
Bitrix24 adalah sistem manajemen dokumen modern dengan semua fitur modern. Ini memiliki paket tarif berbeda untuk pengguna dengan kebutuhan berbeda. Untuk perusahaan kecil, ini memiliki paket gratis dengan fungsi terbatas. Ini adalah opsi yang bagus untuk memulai. Ini memiliki toko add-on lengkap untuk memperluas fungsionalitas alat.
Fitur Utama Bitrix24
- Fitur jejaring sosial pribadi memudahkan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja.
- Opsi obrolan video waktu nyata menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.
- Fitur manajemen beban kerja membantu Anda mendistribusikan tugas di antara pekerja dengan lebih sedikit tekanan.
- Secara otomatis membuat tugas berulang dari template.
- Itu dapat memvisualisasikan data dengan grafik dan bagan yang indah.
Pikiran Akhir
Alat yang disebutkan di atas adalah beberapa sistem manajemen dokumen terbaik untuk desktop Linux. Beberapa dari mereka gratis dan open-source sementara yang lain menghabiskan uang Anda. Karena sistem manajemen dokumen memerlukan server untuk dijalankan, tambalan keamanan reguler, dan dukungan pelanggan, sulit untuk menemukan layanan yang benar-benar gratis. Jadi, Anda harus memilih paket dengan bijak sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda untuk menghemat uang.